ESPD (European Single Procurement Document), 2016'da AB Direktifi 2014/24 kapsamında zorunlu hale gelen elektronik bir öz-beyan formudur. Firma, ihaleye katılmadan önce mali durum, iflas geçmişi, vergi borcu, sosyal güvenlik yükümlülükleri gibi eleme kriterlerine uygun olduğunu tek dokümanda beyan eder.
Neden ESPD?
Direktif öncesi her firma her ihale için 5–15 belge (vergi levhası, SGK yazısı, savcılık belgesi, mali tablo, sabıka kaydı ...) hazırlıyordu. ESPD bunu 'ben bu belgelerin sağlıklı halini teslim edebilirim' beyanına indirir. Sadece sözleşme kazanan firma orijinal belgeleri sunar.
Yurt dışından teklif verenler için
- Form herkes için aynı — AB üyesi, aday ya da üçüncü ülke firması fark etmez.
- İhalenin dilinde ya da İngilizce doldur. Alıcının kabul etmediği bir dilde doldurulan form değerlendirmeye girmez.
- Bölüm II-A: firma sicil no + KDV/vergi no + adres. AB dışı firma vergi kimliğini kendi ülkesinin adıyla yazar (örn. 'Turkish Tax ID', 'UK UTR').
- Bölüm III-A: iflas / konkordato geçmişi yok beyanı.
- Bölüm III-B: vergi ve sosyal güvenlik borcu yok beyanı. Belgeyi kendi ülkendeki kurumdan (TR'de SGK ve vergi dairesi, DE'de Finanzamt + Krankenkasse) yalnız kazanınca sunarsın.
- Bölüm IV: mali kapasite, işkolu deneyimi, sertifikalar (ISO 9001, 14001 vb.).
Nasıl doldurulur?
- eForms XML üreteci: espd.eu.europa.eu → 'Economic Operator' seç → İngilizce başla
- İhale özgü XML request'i alıcı yayımlar; ondan devam eder
- Elektronik imzayla mühürleyip ihale platformuna yükle
- eIDAS 2 kapsamındaki nitelikli elektronik imzalar sınır ötesinde geçerli — Türkiye'nin KEP + e-imzası da bu kapsamda kabul ediliyor
- Ülkenin imza altyapısı eIDAS güven listesinde değilse, AB'de yerleşik bir sağlayıcıdan nitelikli imza almak gerekiyor
Sık yapılan hatalar
- Formu alıcının kabul etmediği bir dilde doldurmak → değerlendirmede reddedilir
- Konsorsiyum halinde 1 form doldurmak → her ortak ayrı ESPD gerekir
- Alt yükleniciler için ESPD atlamak → bazı alıcılar zorunlu tutar
BidIndex'in 'Rehber' bölümünde her ülke için özel not: örneğin Fransa ESPD'ye ek olarak DC1/DC2 formu ister; Almanya için VOB-B özel maddeleri kabul beyanı ekli gelir.