Het ESPD (European Single Procurement Document) werd in 2016 verplicht op grond van EU-richtlijn 2014/24. Het is een elektronische eigen verklaring waarbij een bieder bevestigt – alvorens een bod uit te brengen – dat hij voldoet aan de uitsluitings- en selectiecriteria (financiële draagkracht, geen insolventie, geen belasting-/sociale zekerheidsschuld, enz.).
Waarom ESPD?
Vóór de richtlijn verzamelde elk bedrijf 5 tot 15 documenten per aanbesteding (fiscaal attest, goedkeuring sociale zekerheid, strafblad, financiële overzichten …). ESPD comprimeert dat allemaal in één aangifte: 'Op verzoek kan ik deze documenten voorleggen.' Alleen de winnende bieder dient de originelen in.
Voor grensoverschrijdende bedrijven
- Het formulier is voor iedereen identiek: EU-lid, kandidaat of bedrijf uit een derde land.
- Vul het in de aanbestedingstaal of Engels. Een formulier in een taal die de koper niet accepteert, wordt niet beoordeeld.
- Deel II-A: bedrijfsregistratie + BTW-/belastingnummer + adres. Een bedrijf van buiten de EU voert zijn belastingnummer in onder het label van zijn eigen land (bijvoorbeeld 'Turks belastingnummer', 'UK UTR').
- Sectie III-A: verklaring van geen insolventie/faillissement.
- Afdeling III-B: geen belasting- of socialezekerheidsschuld. U krijgt de goedkeuringsbrief van uw eigen autoriteit (SGK en het belastingkantoor in Turkije, Finanzamt + Krankenkasse in Duitsland) en dient deze alleen in als u wint.
- Sectie IV: financiële draagkracht, branche-ervaring, certificaten (ISO 9001, 14001, etc.).
Hoe je het moet invullen
- eForms XML-generator: espd.eu.europa.eu → 'Economic Operator' → start in het Engels
- De koper publiceert een aanbestedingsspecifiek XML-verzoek; vanaf daar ga je verder
- Verzegel met een elektronische handtekening en upload deze naar het aanbestedingsplatform
- Gekwalificeerde elektronische handtekeningen onder eIDAS 2 zijn grensoverschrijdend geldig – de Turkse KEP + e-imza wordt op deze basis geaccepteerd
- Als de handtekeninginfrastructuur van uw land niet op de eIDAS-vertrouwenslijst staat, vraag dan een gekwalificeerde handtekening aan bij een in de EU gevestigde provider
Veel voorkomende fouten
- Het formulier invullen in een taal die de koper niet accepteert → afgewezen bij evaluatie
- Eén formulier indienen voor een consortium → elke partner heeft een apart UEA nodig
- Het UEA voor onderaannemers overslaan → sommige kopers hebben dit nodig
In de 'Gids'-sectie van BidIndex merken we landspecifieke eigenaardigheden op: Frankrijk vereist DC1/DC2 naast de ESPD; Duitsland gaat hierbij akkoord met de bijzondere clausules van VOB-B.