AB ihalesinde açık usulde tipik zaman çizelgesi 35–52 gündür. Kısıtlı usulde ilk aşama (ön yeterlik) 30 gün + ikinci aşama (teklif) 30 gün olabilir. Süre baskısı büyük — süreci önceden bilmek 'son gün panik' krizini önler.
Adım 1 · İlanı değerlendir (1–2 saat)
- TED / ulusal platformdan ilanı indir — bazı ülkelerde ek doküman ancak platforma kayıtta görünür (Almanya e-Vergabe, Fransa PLACE)
- Kapsam — CPV kodları firmanla uyumlu mu? Alt yükleniciye çıkabilecek kısım var mı?
- Eleme kriterleri — ciro, referans, sertifika şartları karşılanıyor mu?
- Deadline + iletişim dili — teklif hazırlığı için gerçek süre kaç gün?
- İhale bedeli / EMV formülü — sadece fiyat mı, teknik puan da var mı?
Adım 2 · GO/NO-GO kararı (aynı gün)
İlk incelemede 'girmeye değer' bulmadığın ihaleye başlama. Zamanın en pahalı kaynağın. Sadece 3 kriter karşılanıyorsa devam et: (1) referans + sertifika şart karşılanıyor, (2) tahmini bedel firmanın min-max sözleşme aralığında, (3) alıcı ülke pazarına girmek stratejik olarak anlamlı.
Adım 3 · Kayıt + eDeklarasyon (2–3 gün)
- Ülkenin e-ihale platformuna firma kaydı (Almanya: e-Vergabe, Fransa: PLACE, İspanya: PLACSP, İtalya: MePA/SIMOG)
- EORI numarasını hazırla — gümrükte firmayı tanımlar (Türkiye Odalar Birliği başvuru)
- ESPD (European Single Procurement Document) doldur — tüm mali/hukuki koşulları öz-beyan et
- Kayıtlı elektronik imza (qualified e-signature) — eIDAS uyumlu bir sağlayıcıdan al (E-Tugra, KamuSM, veya AB sağlayıcı)
Adım 4 · Teknik teklif hazırlığı (7–14 gün)
- Method statement — işi nasıl yürüteceksin? Zaman, ekip, ekipman, kalite yaklaşımı
- Ekip CV'leri — key personnel için CV + sertifika + dil yeterliliği (bazı ihalelerde B2 seviyesinde ülke dili şart)
- Referans projeler — 3–5 tamamlanmış proje + resmi tamamlanma belgesi (İngilizce çevirili)
- Sertifika + akreditasyon dosyası — ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, EN 1090 vb. + noterli tercüme
- Alt yüklenici anlaşmaları (varsa) — LOI / MOU imzalı
Adım 5 · Mali teklif (2–3 gün, son aşamada)
- BoQ (Bill of Quantities) — her kalem için birim fiyat + toplam
- Vergi + gümrük düzeni — malzeme ithalat gerekiyor mu? DDP/DAP Incoterms hesaba katılmalı
- Kur riski — sözleşme EUR ise TL maliyet üzerinden kar marjı %8–15 emniyet payı ekle
- Yurtdışı personel maliyeti — konaklama, gündelik, per diem, işçilik farkı
- İhale güvence bedeli (bid bond) — genelde %1–3, banka teminat mektubu ile
Adım 6 · Elektronik gönderim (son 24 saat DEĞİL)
Deadline'ın son 6 saatinde sistem çöker — herkes aynı anda yükler. Teklifini deadline'dan 2 gün önce yükle. Portallar UTC vs. yerel saat farkı yaratabilir — 17:00 CET Türkiye'de 19:00. Kesinlikle deadline'dan sonra ise dosyalar red edilir, itiraz hakkın yok.
Adım 7 · Açılış + değerlendirme (2–8 hafta)
- Genelde e-portal üzerinden tekliflerin açıldığı ve firmalar listesi 24 saat içinde yayımlanır
- Alıcı, teknik + mali evaluation yapar (2–6 hafta)
- Karar tebligatı — kazandıysan tebrikler; kaybettiysen skorlarını iste (subjectif olmayan skorlar açıklama zorunluluğu var)
- Standstill period (bekleme dönemi) — 10 gün, kaybedenler itiraz edebilir
- Sözleşme imzası + performance bond (%5–10)
Klasik hatalar
- ESPD'yi son gün doldurmak — 30 dakika süren şey teknik sorun çıkınca 2 güne çıkar
- Ekip CV'lerini o dilde vermemek — Almanca ihale için DE CV şart
- Referans projeleri özet + tarih + tutar olmadan liste haline getirmek
- Elektronik imzayı imza atmayı unutmak (asıl bomba)
- Sözleşme dili kontrolü yapmamak — geçerli metin İngilizce mi ülke dili mi?
İlk 5 AB ihalesinde kaybedeceksiniz. 10. teklifte kazanma oranınız Türkiye ihalelerine göre daha yüksek çünkü rakiplerinizin çoğu süreçle boğuşuyor. Süreci öğrenen kazanır.