Das ESPD (European Single Procurement Document) wurde 2016 gemäß der EU-Richtlinie 2014/24 verpflichtend. Dabei handelt es sich um eine elektronische Selbsterklärung, bei der ein Bieter vor Abgabe eines Gebots bestätigt, dass er Ausschluss- und Auswahlkriterien erfüllt (finanzielle Leistungsfähigkeit, keine Insolvenz, keine Steuer-/Sozialversicherungsschulden usw.).
Warum ESPD?
Vor der Richtlinie stellte jedes Unternehmen 5–15 Dokumente pro Angebot zusammen (Steuerbescheinigung, Sozialversicherungsbescheinigung, Strafregister, Finanzberichte …). ESPD fasst das alles in einer einzigen Erklärung zusammen: „Ich kann diese Dokumente auf Anfrage vorlegen.“ Nur der erfolgreiche Bieter reicht die Originale ein.
Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen
- Das Formular ist für alle identisch – EU-Mitglied, Bewerber oder Drittlandunternehmen.
- Füllen Sie es in der Ausschreibungssprache oder auf Englisch aus. Ein Formular in einer Sprache, die der Käufer nicht akzeptiert, wird nicht bewertet.
- Abschnitt II-A: Firmenregistrierung + Umsatzsteuer-/Steuernummer + Adresse. Ein Nicht-EU-Unternehmen gibt seine Steuer-ID unter der Bezeichnung seines eigenen Landes ein (z. B. „Türkische Steuer-ID“, „UK UTR“).
- Abschnitt III-A: Erklärung, dass keine Insolvenz/Konkurs vorliegt.
- Abschnitt III-B: keine Steuer- oder Sozialversicherungsschulden. Den Freigabebescheid erhalten Sie von Ihrer eigenen Behörde (SGK und dem Finanzamt in der Türkei, Finanzamt + Krankenkasse in Deutschland) und reichen ihn nur ein, wenn Sie gewinnen.
- Abschnitt IV: Finanzielle Leistungsfähigkeit, Branchenerfahrung, Zertifikate (ISO 9001, 14001 usw.).
So füllen Sie es aus
- eForms XML-Generator: espd.eu.europa.eu → „Economic Operator“ → Start auf Englisch
- Der Käufer veröffentlicht eine ausschreibungsspezifische XML-Anfrage; Von dort aus geht es weiter
- Mit einer elektronischen Signatur versehen und auf der Ausschreibungsplattform hochladen
- Qualifizierte elektronische Signaturen nach eIDAS 2 sind grenzüberschreitend gültig – auf dieser Basis wird das türkische KEP + e-imza akzeptiert
- Wenn die Signaturinfrastruktur Ihres Landes nicht auf der eIDAS-Vertrauensliste steht, besorgen Sie sich eine qualifizierte Signatur von einem in der EU ansässigen Anbieter
Häufige Fehler
- Ausfüllen des Formulars in einer Sprache, die der Käufer nicht akzeptiert → bei der Bewertung abgelehnt
- Einreichen eines Formulars für ein Konsortium → Jeder Partner benötigt ein separates ESPD
- Wegfall der ESPD für Subunternehmer → einige Käufer verlangen sie
Im Abschnitt „Leitfaden“ von BidIndex weisen wir auf länderspezifische Besonderheiten hin: Frankreich benötigt DC1/DC2 neben dem ESPD; Deutschland legt die Anerkennung der VOB-B-Sonderbestimmungen bei.